210320 打ち合わせの時点で仕事の成果は決まっている
今回は「打ち合わせの時点で仕事の成果は決まっている」というテーマで話をします。他人と一緒に仕事をする上で効率的に物事を進める方法の紹介になります。
打ち合わせの準備品質
仕事をしていると、打ち合わせをすることが頻繁にあります。対外的な打ち合わせをすることもあれば、社内で打ち合わせをすることもあります。今回は社内の打ち合わせに限った話をします。
打ち合わせを開催するにあたって、関係者の招集や情報の整理をする必要があります。口頭レベルのやりとりでは分かりにくい情報が多く、比較的に万人が理解できる状態のものを提示して話を進める方が、誰にとっても理解が深まり作業効率も高まります。つまり、迅速な意思決定を促そうとすると、事前準備が必要になります。
私はそもそも打ち合わせ自体が嫌いなので、できることなら打ち合わせしないで物事を進めたいのです。とはいえ、完全に無くすことはできないので、打ち合わせのメリットを利用しつつ、打ち合わせのデメリットを排除する方法で仕事をしています。事前に情報収集しておかなければ正しい判断をすることができないので、可能な限り私は事前に情報収集をしています。
ところが、人によっては打ち合わせの段階で初めてあれこれ問い合わせることがあったり、基本レベルで把握しておくべき情報を把握していない場合もあります。こういった仕事のやり方が結果的に他人の時間を奪う行為になります。本人の判断の精度が下がるだけでなく、存在感も悪くなってしまいます。そんな状況を考えていると、打ち合わせは事前準備で8割が決まると思っています。
仕事ができる人間は打ち合わせの前に8割の仕事が終わっているということです。打ち合わせで最後の2割な部分をすり合わせて、100%の仕事が完結するといったイメージです。
悪い打ち合わせの事例を挙げると、事前に2割程度の仕事しか完結してなくて、打ち合わせで新たな仕事を排出して参加者に仕事を割り振る場合です。開催者が2割のことしか準備できてなくて、残り8割を参加者が宿題として持ち帰るような打ち合わせはあまり効率的であるとは思えません。開催者は仕事をばらまいて、満足できるかもしれませんが、他人にとっては大きな迷惑です。全く全体最適にはなっていません。事前準備で仕事の出来栄えが決まるのです。
悪い打ち合わせ事例（仕事ができない人の場合）
例えば、何の情報もまとまっていないのに他人を集めてまとまっていない情報をばらまくやり方です。
メモ書き程度の情報を準備しただけでそれを口頭で他人に伝える。何のための打ち合わせかわからないような内容の打ち合わせですが、彼らの目的は「情報を展開した」という事実と、「相手に情報をまとめさせて自分の工数を省く」という目的があるようにしか思えません。
これではただの伝言ゲーム程度のことしかできませんし、参加する側は口頭レベルの情報を記録して宿題対応しないといけないという面倒な作業が発生するだけです。信じられないような話かもしれませんが、こういう仕事のやり方をする人は大勢います。 書き物の情報を展開しないで、口頭だけで相手に伝達しようとする人達です。
情報量が多い場合は、相手に失礼な行為です。これでは、「打ち合わせ」ではなく「仕事の押し付け」です。
情報精度が高い場合は打ち合わせは不要になる
そもそも打ち合わせをしないで済む場合もあります。
事前に展開したい情報を整理して送付しておけば、伝わる内容はたくさんあります。
電話の方が良い場合や、対面で話をした方が良い場合はもちろんありますが、情報の伝達という点だけを考えれば、メールやチャットでも済ますことが可能です。
履歴としても残すことができるので、議事録としての機能も果たしてくれます。（口頭説明が下手な場合や表現が曖昧だった場合は、記録が残らず誤解を招く可能性もあります）
また、事前に情報を展開しておけば、 打ち合わせ時間も必要最小限に済ますことができます。場合によっては、打ち合わせ自体をなくすこともできます。
そもそも、他人の時間を拘束して打ち合わせをしないといけないというやり方は、効率の面で考えれば、非効率と考えています。ほとんどの場合、「打ち合わせをしましょう」などと言ってくる人は、他人の都合など考えていません。自分の都合しか考えていない人が多い印象です。
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